Menos copiar.
Menos pegar.
Más claridad.
Conectamos tus herramientas con Google Sheets para organizar la información, automatizar tareas repetitivas y preparar informes que ayuden a tu equipo a trabajar.
Estructura de datos, integraciones y automatización adaptadas a tu empresa.
La información que necesitas, mejor organizada.
Cuando cada persona mantiene una hoja distinta, preparar un informe puede convertirse en una tarea de búsqueda, comparación y corrección. Te ayudamos a ordenar ese recorrido.
Menos tareas repetidas
Identificamos qué datos se trasladan manualmente y qué pasos pueden resolverse mediante una conexión o una automatización.
Una estructura compartida
Definimos campos, estados y criterios para que las personas del equipo interpreten la información de la misma manera.
Informes más fáciles de preparar
Organizamos los datos pensando en las consultas y resúmenes que necesitas revisar, evitando reconstruirlos cada vez.
Una buena hoja empieza por saber qué debe contar.
Antes de conectar aplicaciones, revisamos qué significa cada dato, de dónde procede y quién puede modificarlo. Esa base facilita que la automatización sea útil.
- Datos con un origen definido. Acordamos qué herramienta mantiene cada información.
- Campos que el equipo comprende. Diseñamos una estructura clara y coherente.
- Consultas orientadas al trabajo. Preparamos las vistas que necesitas para actuar.
| Origen | Responsable | Próxima acción |
|---|---|---|
| Formulario web | Comercial | Primera llamada |
| CRM | Ventas | Revisar propuesta |
| Solicitud interna | Operaciones | Validar información |
| Consulta de cliente | Atención | Preparar respuesta |
Ejemplo conceptual con datos ficticios. La estructura se diseña según el proceso de tu empresa.
De una hoja que almacena datos a una herramienta de trabajo.
Diseñamos soluciones alrededor de tareas que ya realizas: registrar solicitudes, revisar actividad, organizar operaciones o preparar un resumen.
Registro de consultas
Recoge información procedente de formularios y otros canales compatibles en una estructura preparada para su revisión.
Seguimiento comercial
Organiza responsables, fechas y próximas acciones, o prepara una vista de consulta conectada con tu CRM.
Informes y resúmenes
Prepara indicadores, agrupaciones y gráficos que ayuden a interpretar la información relevante para tu negocio.
Gestión interna
Ordena solicitudes, tareas e incidencias con campos definidos y una forma común de registrar su seguimiento.
Consolidación de datos
Reúne información de distintas fuentes compatibles y establece criterios para identificar registros y tratar duplicados.
Automatizaciones a medida
Estudiamos avisos, actualizaciones y tareas programadas para reducir pasos manuales en los procesos que lo permitan.
Decidimos qué se actualiza, desde dónde y cuándo.
Conectar aplicaciones implica algo más que copiar filas. Hay que definir qué ocurre si cambia un dato, si aparece un duplicado o si una conexión falla.
- Dirección de la información. Acordamos si la hoja recibe datos, los envía o participa en un intercambio entre herramientas.
- Frecuencia de actualización. Definimos cuándo se ejecuta cada proceso según la necesidad y las posibilidades técnicas.
- Revisión de incidencias. Preparamos una forma de detectar y atender las operaciones que necesitan intervención.
Del formulario al seguimiento.
- Entra una solicitud. El cliente envía los datos desde un formulario.
- Se comprueba la información. El flujo aplica las validaciones acordadas.
- Se registra en la hoja. La solicitud queda organizada con sus campos y criterios de identificación.
- El equipo continúa el trabajo. Consulta la información y realiza la siguiente acción.
Recorrido ilustrativo. Cada conexión se adapta a las herramientas y permisos disponibles.
La hoja puede complementar tu CRM y tu gestión.
Si ya trabajas con un sistema comercial, podemos estudiar qué información conviene consultar desde Google Sheets y qué datos deben mantenerse en la herramienta de origen.
Una conexión útil evita dudas sobre dónde está el dato correcto.
Definimos qué sistema mantiene la información principal y cómo se refleja en las demás herramientas.
Una hoja clara también necesita una forma clara de trabajar.
El diseño de la solución incluye las rutinas del equipo: qué se consulta, qué se modifica y qué partes conviene dejar bajo control de la automatización.
Campos comprensibles
Nombres, formatos y estados coherentes para que resulte sencillo introducir y consultar la información.
Edición organizada
Revisamos quién necesita consultar o modificar la hoja y cómo proteger las partes que no deben cambiarse por accidente.
Continuidad del servicio
Documentamos lo necesario para utilizar la solución y acordamos cómo atender incidencias o nuevas necesidades.
Empezamos por tus hojas actuales.
Nos interesa saber qué información utilizas, cuánto tiempo dedicas a prepararla y qué te gustaría dejar de hacer manualmente.
Revisamos
Analizamos las hojas, los datos y las herramientas que participan.
Diseñamos
Definimos la estructura y las reglas de conexión y actualización.
Conectamos y probamos
Implementamos los flujos y revisamos casos reales e incidencias.
Formamos y acompañamos
Explicamos el funcionamiento y acordamos el soporte y las siguientes mejoras.
Datos que conectan herramientas y personas.
Revisamos las plataformas que utilizas para valorar qué conexiones pueden aportar utilidad a tu equipo.
Hojas y herramientas de trabajo
ERP y CRM
Web y formularios
Atención al cliente
Presencia y captación
Servicios en la nube
Alojamiento web
Servidores e infraestructura
La viabilidad, frecuencia y alcance de cada integración dependen de las herramientas, API, permisos y límites técnicos disponibles.
Conoce la experiencia de otros clientes.
Consulta las opiniones publicadas sobre Guaiu en Trustpilot.
Preguntas sobre tus hojas y automatizaciones.
¿Podéis trabajar con las hojas que ya utilizamos?
Sí. Revisamos su estructura, fórmulas y forma de uso. A partir de ahí valoramos qué conviene mantener y qué cambios necesita la solución.
¿Los datos se actualizan al instante?
Depende de la conexión y del proceso. Definimos la frecuencia de actualización según la necesidad del negocio y las posibilidades técnicas de cada herramienta.
¿Se puede conectar con un CRM o ERP?
Podemos estudiar el intercambio de información con tu sistema de gestión. Revisamos su versión, interfaces y permisos antes de concretar el alcance.
¿Podemos modificar los datos desde la hoja?
Se define en el diseño. Algunas hojas sirven para consultar información; otras permiten editar ciertos campos. Acordamos qué cambios deben trasladarse y cómo evitar conflictos entre herramientas.
¿Qué ocurre si una conexión falla?
Preparamos el tratamiento de incidencias que requiera el proyecto: registro de errores, avisos o reintentos. También definimos quién revisa los casos pendientes.
¿Google Sheets sustituye a un ERP?
No necesariamente. Puede ser útil para organizar datos o preparar informes, pero hay procesos que necesitan una herramienta de gestión específica. Te ayudamos a elegir una estructura proporcionada.
¿Necesitamos conocimientos de programación?
Organizamos el uso diario para el equipo que va a trabajar con la solución y explicamos sus operaciones habituales. La propuesta concreta qué formación y soporte incluye.
¿Qué necesitáis para preparar una propuesta?
Cuéntanos qué hojas utilizáis, de dónde llegan los datos y qué tareas queréis automatizar. Una copia de ejemplo sin información sensible puede ayudar a definir el alcance.
Tus hojas pueden quitarte trabajo.
Cuéntanos qué información copias, actualizas o preparas cada semana. Te ayudamos a valorar cómo simplificar ese proceso.